Salah satu pertanyaan paling umum yang masuk ke CS Outsidestar salah satunya adalah berapa banyak yang harus dipesan.
Dapi di balik pertanyaan itu ada banyak variabel yang sering tidak diperhitungkan anggota baru, ukuran yang beragam, cadangan, dan potensi pertumbuhan organisasi.
Artikel ini memberikan panduan sistematis untuk menghitung kebutuhan rompi secara akurat sehingga kamu tidak kehabisan dan tidak juga kelebihan stok yang terbuang.
Mengapa Perhitungan yang Akurat Itu Penting?
Kalau pesan terlalu sedikit:
- Anggota baru tidak kebagian rompi
- Reorder dalam jumlah kecil harganya lebih mahal per pcs
- Warna atau bahan batch kedua bisa berbeda dari batch pertama
Kalau pesan terlalu banyak:
- Modal tertahan dalam stok yang tidak terpakai
- Rompi yang tidak terjual/terdistribusi bisa jadi beban administrasi
- Desain yang sudah tidak relevan jika ada perubahan logo atau kepengurusan
Perhitungan yang tepat menghemat uang, menghindari keributan, dan membuat proses distribusi jauh lebih lancar.
1. Hitung Jumlah Penerima yang Pasti
Mulai dari data yang paling konkret: siapa yang pasti mendapat rompi.
a. Untuk Organisasi (BEM, Komunitas, Instansi)
Buat daftar semua anggota aktif yang akan mendapat rompi. Jangan hitung berdasarkan jumlah anggota terdaftar — hitung yang benar-benar aktif dan akan hadir/menerima rompi.
Tips: Gunakan absensi rapat terakhir atau data keaktifan sebagai filter. Lebih baik data yang sedikit tapi akurat daripada banyak tapi banyak yang tidak terpakai.
b. Untuk Event / Panitia
Hitung jumlah panitia per divisi:
| Divisi | Jumlah |
|---|---|
| Koordinator & Steering Committee | … |
| Divisi Acara | … |
| Divisi Perlengkapan | … |
| Divisi Konsumsi | … |
| Divisi Dokumentasi | … |
| Divisi Humas | … |
| Volunteer / Relawan | … |
| Total | … |
Untuk event publik, pertimbangkan juga apakah tamu VIP atau pembicara mendapatkan rompi — ini sering terlupa sampai H-1.
2. Tambahkan Cadangan yang Realistis
Setelah punya jumlah penerima pasti, tambahkan cadangan. Berapa cadangan yang ideal?
a. Formula Cadangan Standar
| Ukuran Order | Cadangan yang Disarankan |
|---|---|
| 12 – 30 pcs | +3 pcs cadangan |
| 31 – 50 pcs | +5 pcs cadangan |
| 51 – 100 pcs | +5–7 pcs cadangan |
| > 100 pcs | +3–5% dari total |
b. Untuk Apa Cadangan Ini?
- Anggota baru yang bergabung setelah order
- Ukuran yang salah
- Kerusakan saat distribusi atau pemakaian pertama
- Dokumentasi dan arsip
- Tamu mendadak yang perlu diberi rompi
3. Kumpulkan Data Ukuran dengan Benar
Ini langkah yang paling sering dikerjakan dengan buruk — dan paling berdampak pada kepuasan akhir.
a. Minta size chart spesifik dari konveksi yang kamu pilih. Setiap konveksi punya ukuran yang sedikit berbeda.
b. Buat Google Form atau tabel Excel dengan kolom:
- Nama lengkap
- Lingkar dada (diukur sendiri dalam cm)
- Tinggi badan (opsional, untuk proporsi)
- Pilihan ukuran berdasarkan size chart (bukan perkiraan)
c. Cocokkan data lingkar dada masing-masing dengan size chart konveksi. Ini menghasilkan breakdown ukuran yang akurat.
d. Tambahkan 1 ukuran lebih besar untuk anggota yang berada di batas antara dua ukuran rompi yang sedikit longgar lebih nyaman dari yang terlalu ketat.
Contoh Template Google Form
Nama: ________________
Lingkar dada (cm): ________________
Tinggi badan (cm): ________________
Catatan khusus (misal: lebih suka longgar/pas): ________________Tetapkan deadline pengisian 3–5 hari dan tindak lanjuti yang belum mengisi.
Jangan tunggu semua orang mengisi yang tidak mengisi dalam deadline, ukurannya ditentukan koordinator berdasarkan estimasi.
4. Buat Breakdown Ukuran yang Lengkap
Setelah semua data terkumpul, susun breakdown ukuran dalam format yang mudah dikomunikasikan ke konveksi.
a. Contoh Breakdown Ukuran
| Ukuran | Jumlah Penerima | Cadangan | Total Order |
|---|---|---|---|
| S | 5 | 1 | 6 |
| M | 18 | 2 | 20 |
| L | 22 | 2 | 24 |
| XL | 14 | 1 | 15 |
| XXL | 8 | 1 | 9 |
| 3XL | 3 | 0 | 3 |
| Total | 70 | 7 | 77 |
Kirimkan tabel ini ke konveksi bersama dengan data desain. Ini memudahkan produksi dan menghindari kebingungan.
Pertimbangkan Pertumbuhan Organisasi
Untuk organisasi yang akan terus berkembang, pertimbangkan untuk memesan sedikit lebih dari kebutuhan saat ini.
1. Kapan Perlu Memesan Lebih?
- Organisasi dengan anggota aktif yang terus bertambah
- Komunitas yang sering rekrut anggota baru
- Event tahunan dengan peserta bertambah setiap tahun
2. Kapan Tidak Perlu Memesan Lebih?
- Organisasi dengan anggota yang relatif stabil
- Event satu kali dengan peserta terdaftar
- Rompi dengan nama/nomor individual
Siap Submit Order?
Kalau semua data sudah siap, tinggal satu langkah lagi, hubungi tim Outsidestar dan kirimkan data breakdown ukuranmu. Kami akan konfirmasi ulang dan berikan estimasi harga yang presisi.
Tidak ada biaya konsultasi. Tidak ada kewajiban order.
👉 Kirim Data Breakdown Ukuran via WhatsApp
Cek harga per bahan: Konveksi Rompi/Vest Custom Jogja
Outsidestar — Konveksi Rompi Custom Jogja, berbasis di Gunung Kidul, Yogyakarta. Melayani seluruh Indonesia sejak 2017.
